QUY TRÌNH NHƯ CÁI TÊN CHỈ HAI YẾU TỐ

Đó là TRÌNH (trình tự) và QUY (quy định)

1) Định nghĩa
Quy trình là TRÌNH TỰ thực hiện công việc được QUY ĐỊNH cụ thể.

2) Tại sao cần xây dựng quy trình?
1 - giúp các thành viên biết cách làm đúng
2 - giúp mọi người biết lối mà phối hợp với nhau
3 - giúp đảm bảo kết quả chất lượng được tốt đồng đều
4 - là cơ sở để tập hợp tri thức thực hiện cải tiến
5 - là công cụ để người quản lý đánh giá và phân tích.
6 - giải phóng lãnh đạo

3) TRÌNH TỰ - Điều kiện cần của quy trình

Nội dung quy trình cần thể hiện trình tự thực hiện công việc
Nấc 1: sơ sài nhất, là mô tả các bước công việc
Nấc 2: lưu đồ mô tả các bước
Nấc 3: hướng dẫn cách thực hiện
- diễn giải bằng lời
- hình ảnh minh hoạ
Nấc 4: định lượng
- mỗi bước hết bao nhiêu thời gian
- định lượng các yếu tố đầu vào hay liên quan
Nấc 5: Điểm kiểm tra cùng kết quả mong muốn và phương pháp đánh giá

5) QUY ĐỊNH - Điều kiện đủ của quy trình

Quy trình phải được quy định cụ thể
- Ấn bản, ngày ban hành và hiệu lực, chữ kí bộ phận liên quan xác nhận: đảm bảo tính cập nhật và cam kết của các bên liên quan
- Người soạn, người kiểm tra, người phê duyệt: cần có sự bàn bạc thảo luận, không chỉ là sự áp đặt từ trên xuống dưới
- Mục đích: của quy trình này là để làm gì
- Phạm vi áp dụng: cho khoanh vùng bộ phận nào hay toàn thể công ty
- Tài liệu liên quan: các bảng biểu, mẫu, hồ sơ, ...
- Điểm lưu trữ và phân phối: mọi người tìm thấy quy trình này ở đâu
- Trách nhiệm: quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng hiệu quả
- Trường hợp ngoại lệ: khi nào không thể áp dụng được quy trình này

Nghĩ về quy trình nhiều, mà hôm nay tôi thấy mình biết và viết được có mỗi một tí. Nhưng hi vọng khi đọc xong, bạn sẽ nhận thấy sự đơn giản về quy trình như tôi đã trình bày ở trên.

Phạm Quang Huy
TEKSOL Vietnam