CMMS LÀ GÌ ? TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN CMMS

1. CMMS là gì

• CMMS viết tắt của “computerized maintenance management system” (Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị). CMMS là phần mềm giúp nhóm bảo trì theo dõi toàn bộ tài sản mà họ đang quản lý, lên kế hoạch và giám sát các nhiệm vụ bảo trì, lưu lại lịch sử công việc bảo trì.

2. Tính năng của CMMS

 THEO DÕI CÔNG VIỆC BẢO TRÌ

• Nhà quản lý bảo trì có thể chọn máy móc hỏng hóc, mô tả trục trặc và phân công công việc phù hợp với từng nhân viên kỹ thuật để khắc phục sự cố đó nhanh nhất có thể. Sau khi sửa chữa xong, nhân viên bảo trì có trách nhiệm đánh dấu rằng công việc bảo trì “đã hoàn thành” và người quản lý sẽ nhận được thông báo “công việc đã hoàn thành”.

LÊN KẾ HOẠCH BẢO TRÌ

• Khi nhóm bảo trì bắt đầu lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa, họ cần một lịch bảo trì đáng tin cậy. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đặc biệt chuyên về lên kế hoạch công việc định kỳ và gửi thông báo nhắc nhở đến từng nhân viên. Lên kế hoạch bảo trì một cách khoa học giúp hạn chế tình trạng công việc quá tải và cũng đảm bảo rằng không bỏ sót bất cứ một nhiệm vụ bảo trì nào.

YÊU CẦU BẢO TRÌ TỪ NGƯỜI DÙNG 

• Nhóm bảo trì thường phải nhận yêu cầu công việc từ những người ngoài nhóm bảo trì của mình. Có thể một yêu cầu bảo trì từ nhân viên vận hành dây chuyền sản xuất khi anh ấy nghe thấy một tiếng động lạ phát ra từ máy khoan hay từ người thuê căn hộ chung cư yêu cầu sửa chữa vòi sen. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là trung tâm tiếp nhận và xử lý tất cả những yêu cầu đó.

LƯU LỊCH SỬ BẢO TRÌ

• Nhiều nhóm bảo trì phải bảo trì những tài sản có tuổi thọ lên đến 10, 20 và thậm chí đến 30 năm tuổi. Những tài sản này có một lịch sử sữa chữa dày đặc. Khi có sự cố xảy ra, bạn nắm rõ cách thức xử lý trục trặc của những lần trước. Sau khi hoàn thành xong công việc sửa chữa, chúng sẽ được lưu lại vào lịch sử bảo trì của máy móc và có thể được xem lại nhiều lần bởi các nhân viên bảo trì.

QUẢN LÝ TỒN KHO

• Các nhóm bảo trì phải lưu kho và quản lý hàng tá vật tư bao gồm cả phụ tùng sửa chữa máy móc và dầu bôi trơn. Hệ thống CMMS giúp nhóm bảo trì  nắm được chính xác số lượng vật tư trong kho, số vật tư đã được sử dụng và khi nào cần sử dụng vật tư để sửa chữa. Quản lý tồn kho giúp điều chỉnh được các chi phí liên quan đến tồn kho.

GÍAM ĐỊNH VÀ CHỨNG NHẬN

• Nhiều hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS lưu lại lịch sử cố định của mỗi hành động bảo trì, chính vì thế mỗi lịch sử bảo trì có thể được kiểm định. Sẽ có ích trong trường hợp tai nạn hoặc yêu cầu bảo hiểm  – người giám định có thể xác minh liệu công việc bảo trì đã được hoàn thành hay chưa. Hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS lưu lại dữ liệu trên một hệ thống trung tâm.

3. Cài phần mềm CMMS ở đâu?

Có 2 cách phổ biến để một phần mềm CMMS có thể chạy được: cài trực tiếp trên máy tính của khách hàng hoặc chạy trên nền web.

On-premise – Tại trụ sở

• Khi một doanh nghiệp muốn chịu trách nhiệm với chính hệ thống CMMS của mình thì đó được gọi là On-Premise CMMS. Tức là cài đặt, sử dụng, lưu trữ tại công ty. Lợi ích của loại này là user có toàn quyền kiểm soát truy xuất vào CMMS server và có toàn quyền quyết định chính sách về dữ liệu.  Điểm yếu là việc triển khai CMMS theo mô hình này khá tốn chi phí và phức tạp. Bộ phận IT phải tìm kiếm, khởi tạo server, backup dữ liệu cho phòng bả trì, và việc cập nhật phần mềm rất bất tiện và không được thường xuyên

SAAS ( Hạ tầng Cloud )

• Khi một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS chạy online, nó được gọi là SAAS CMMS. Với phương án này, công ty phần mềm bả trì có thể lo mọi thứ về IT như server, bả mật, backup dữ liệu cho hệ thống. Hệ thống phần mềm bảo trì CMMS có thể truy xuất từ bất cứ máy tính nào với các trình duyệt phổ biến như Chorme, Firefox…mà không cần phải cài đặt bất cứ một công cụ thứ 2 nào vào máy tính của NV bảo trì. Một điểm mạnh nửa của phần mềm CMMMS chạy trên nền web là việc cập nhật hệ thống được xử lý thường xuyên, user lúc nào cũng sử dụng phiên bản mới nhất. Tuy nhiên cũng có mặt hạn chế là việc phụ thuộc và hạ tầng mạng & sự kết nối internet.

4. Lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS?

• Giảm sự cố hỏng hóc: Dễ dàng thực hiện công việc bảo trì phòng ngừa đồng nghĩa với việc sẽ có ít sự cố hỏng hóc xảy ra hơn.

• Trách nhiệm cao hơn: Nhanh chóng biết được liệu kỹ sư bảo trì có thực hiện công việc đúng giờ hay không và nhận được thông báo khi công việc đã hoàn thành.

• Giảm làm việc ngoài giờ: Lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa tối ưu hơn có nghĩa rằng nhóm bảo trì của bạn sẽ không lúc nào phải ngồi không cũng chẳng lúc nào phải bận bịu với cả núi công việc 1 lúc, công việc lúc lúc nào cũng được phân bổ đều đặn.

• Lưu lịch sử bảo trì: Các nhân viên bảo trì có thể lưu lại hồ sơ hỏng hóc và cách xử lý, vì thế những thông tin này được giữ lại trong những lần sử dụng tiếp theo.

• Giảm chi phí mua hàng: Tính năng lập kế hoạch tồn kho giúp bạn có nhiều thời gian để mua vật tư phụ tùng mà không bị chặt giá thay vì phải đi mua trong hối hả.

• Chứng nhận và phân tích: Một hồ sơ đầy đủ về tài sản và lịch sử bảo trì giúp các quản lý phân tích mức độ tiêu hao năng lượng từ đó lên kế hoạch sử dụng nguyên liệu hợp lý cho bảo trì.

5. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS

Mỗi ngành công nghiệp đều cần phần mềm quản lý bảo trì; phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS giúp bạn lên kế hoạch và quản lý các hoạt động bảo trì. Có 4 nhóm đối tượng chính sử dụng phần mềm này:

• Ngành công nghiệp sản xuất: Có nhiều công ty sản xuất các sản phẩm vật chất. Họ có nhiều máy móc, dây chuyền sản xuất, xe nâng hàng và các thiết bị nặng đòi hỏi cần phải bảo trì thường xuyên.

• Cơ sở vật chất của toà nhà: Những công ty này phải quản lý các toà nhà. Các toà nhà chung cư, rạp chiếu phim và các toà nhà chính phủ; tất cả đều yêu cầu phải bảo trì. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS giúp họ giải quyết các vấn đề về cấu trúc, HVAC và các vấn đề về cung cấp nước.

• Công ty vận tải: Có nhiều công ty quản lý hàng tá xe cộ và phương tiện giao thông. Các công ty cho thuê xe hơi, xe phân phối pizza, xe bus công cộng và tàu vận chuyển hàng cùng với hàng tá xe tải. Tất cả đều cần được sửa chữa định kỳ bởi phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS.

• Ngành giao thông vận tải: Đây là phân loại đặc biệt của bảo trì cho những công ty có tài sản như đường sá, đường ống dẫn nước, cáp quang trải dài trên diện tích rộng. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể giúp bạn quản lý hệ thống bảo trì phức tạp để giữ máy móc luôn vận hành hiệu quả.

6. Tương lai của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS

Những nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS hiện đại đang tập trung vào những lĩnh vực có xu hướng phát triển:

Các ứng dụng Mobile CMMS

• Các kỹ sư bảo trì dành hầu hết thời gian của họ bên ngoài để sửa chữa máy móc và giám sát các toà nhà. Vì thế tích hợp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS trên điện thoại là một điều hết sức cần thiết. Với ứng dụng trên điện thoại, các kỹ sư bảo trì có thể lưu lại những công việc họ đang làm, chụp lại hình ảnh công việc và yêu cầu trợ giúp trực tuyến.

Phần mềm CMMS dễ sử dụng

• Nhiều công ty thiết lập phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đã khiến sản phẩm của họ trở nên khó sử dụng hơn. Giao diện đã không đổi từ năm thập niên 90 và nhiều tính năng phức tạp không cần thiết được  tích hợp trong phần mềm. Các công ty CMMS hiện đại hơn thường cố gắng tìm mọi cách để đơn giản hoá quy trình bảo trì và đảm bảo rằng phần mềm dễ sử dụng hơn.

Nhập liệu nhanh chóng

• Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của một dự án CMMS là việc nhập liệu quá mất nhiều thời gian & công sức. Hệ thống CMMS mới phải được thiết kế sao cho việc nhập liệu vào trong hệ thống phải dễ nhất, tiện lợi nhất.

CMMS Cloud

• Các nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS hiện đại phần lớn tập trung vào cung cấp một phần mềm CMMS riêng biệt cho các khách hàng của họ. Phần mềm này được vận hành trực tuyến thông qua nền tảng điện toán đám mây. Nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS quan tâm đến các vấn đề về IT, bảo mật, các tình huống backup. Điều này khiến nó trở thành sự lựa chọn tốt nhất cho các nhóm bảo trì hiện đại.

Tại TEKSOL VIỆT NAM, chúng tôi luôn phấn đấu giúp các doanh nghiệp định hình lại phương pháp quản trị doanh nghiệp để vận hành tốt hơn, nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện đời sống con người, thông qua việc kết nối con người và công nghệ trong thời gian thực. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và cung cấp cho quý khách về phần mềm CMMS

>> Xem thêm : phần mềm CMMS-TEKSOL 
 

Công ty Cổ phần Phát triển Công nghiệp TEKSOL Việt Nam
Địa chỉ: Số 17/45 Kiều Sơn, Phường Đằng Lâm, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Mã số thuế: 0201862965
Số tài khoản: 1031 00 000 62 62 tại Ngân hàng Vietcombank Hải Phòng
Email: [email protected] 
Web: www.auto.vnteksol.com ; www.shop.vnteksol.com 

CMMS, CMMS là gì, phần mềm CMMS, lợi ích CMMS, Doanh nghiệp CMMS, CMMS Cloud, tính năng CMMS, Ứng dụng CMMS, cài đặt CMMS, CMMS hải phòng, CMMS việt nam